Как составить протокол совещания: образец и шаблон
Протокол совещания нужен, чтобы через месяц не спорить, о чём договорились и кто за что отвечает. Разбираем, из чего он состоит по ГОСТ, как оформить решения с ответственными и сроками, даём образец и шаблон Word — и показываем, как собрать черновик протокола из записи встречи за несколько минут.
Совещание по запуску нового тарифа
Председатель — Иванова А. С. Секретарь — Петров Д. К.
Присутствовали: Громов В. П. (руководитель отдела продаж), Иванова А. С. (коммерческий директор), Петров Д. К. (менеджер проекта), Сидорова Е. Н. (маркетолог).
Повестка дня
- О дате запуска тарифа «Бизнес» — доклад Петрова Д. К.
- О рекламной кампании — доклад Сидоровой Е. Н.
1. Слушали: Петрова Д. К. — о готовности к запуску
Решили: 1.1. Перенести запуск тарифа на 1 октября. Ответственный — Петров Д. К.
1.2. Подготовить скрипт для отдела продаж. Ответственный — Громов В. П. Срок — до 28 сентября.
2. Слушали: Сидорову Е. Н. — о рекламной кампании
Решили: 2.1. Утвердить бюджет кампании 150 000 ₽. Ответственный — Сидорова Е. Н. Срок — до 25 сентября.
Из чего состоит протокол совещания
Состав реквизитов задаёт ГОСТ Р 7.0.97-2016 — стандарт оформления организационно-распорядительных документов.
- Наименование организации
- полное или сокращённое, как в уставе; при необходимости — подразделение
- Вид документа
- слово «ПРОТОКОЛ»
- Дата
- день проведения совещания, а не день, когда протокол оформили
- Номер
- порядковый, отдельно для каждого совещательного органа, в пределах календарного года
- Место составления
- город — если он не очевиден из наименования организации
- Заголовок
- о чём совещание: «Совещание по запуску нового тарифа»
- Текст
- вводная часть и основная часть — о них ниже
- Подписи
- председатель и секретарь
Обязательно ли по ГОСТ. Для госорганов и учреждений правила оформления закреплены в их инструкциях по делопроизводству и опираются на этот ГОСТ. Коммерческой компании он не обязателен, но если протокол может понадобиться в споре, при проверке или для отчёта перед собственником — оформляйте по нему.
Вводная часть: кто был и что обсуждали
- Председатель — кто вёл совещание. Секретарь — кто вёл протокол.
- Присутствовали — фамилии и инициалы в алфавитном порядке, должности в скобках. Если участников больше 15, пишут общее число и «список прилагается».
- Приглашённые — внешние участники с указанием организации, если были.
- Повестка дня — нумерованный список вопросов в порядке обсуждения, у каждого — докладчик.
Основная часть: слушали — выступили — решили
Каждый вопрос повестки оформляется одним блоком из трёх частей.
СЛУШАЛИ
Фамилия докладчика и суть доклада — несколькими предложениями, без пересказа слово в слово.
ВЫСТУПИЛИ
Кто участвовал в обсуждении и что предлагал или возражал — в порядке выступлений.
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
Пронумерованные решения: глагол в неопределённой форме, ответственный, срок.
Какую форму протокола выбрать
- Краткая
- только повестка и решения — так обычно оформляют протокол оперативного совещания и планёрки
- Сокращённая
- решения и фамилии выступавших — когда важно, кто что предлагал
- Полная
- кратко записаны и доклады, и выступления — для совещаний, где принимаются важные решения
- Стенографическая
- дословная запись обсуждения — для заседаний, где важна каждая формулировка
Как формулировать решения, чтобы их выполнили
Самая частая беда протоколов — «обсудили» вместо решения. Сравните расшифровку разговора и то, что должно попасть в протокол.
Решили
- Перенести запуск тарифа на 1 октября. Ответственный — Спикер 1
- Подготовить скрипт для отдела продаж. Ответственный — Спикер 2. Срок — до 28 сентября
- Утвердить бюджет рекламной кампании 150 000 ₽
- Одно решение — одно действие. «Подготовить и согласовать» разбейте на два пункта с разными сроками.
- Ответственный — конкретный человек, а не «отдел маркетинга».
- Срок — дата, а не «в ближайшее время» или «по возможности».
- Открытые вопросы — отдельно. Если решения нет, так и запишите: что нужно, чтобы его принять, и когда вернуться к вопросу.
Как составить протокол из записи совещания
Запишите встречу
В Яндекс Телемосте — позовите бота по ссылке, он запишет разговор сам. Как записать встречу в Телемосте. Запись из Zoom, МТС Линк или диктофона — пришлите файлом.
Нажмите «Протокол»
Бот соберёт повестку, суть обсуждения по каждому вопросу, решения, поручения «что — кому — срок» и открытые вопросы.
Доведите до официальной формы
Участники в черновике подписаны как «Спикер 1», «Спикер 2» — впишите фамилии, добавьте реквизиты и подписи по шаблону ниже. Минут пять вместо часа.
Составь протокол совещания по расшифровке в официальной форме. Вводная часть: председатель, секретарь (если понятны из разговора), присутствовали — по меткам спикеров, повестка дня с номерами. По каждому вопросу повестки: СЛУШАЛИ: кто докладывал и суть доклада в 2–3 предложениях. ВЫСТУПИЛИ: кто участвовал в обсуждении и что предлагал. РЕШИЛИ: пронумерованные решения — глагол в неопределённой форме, ответственный, срок. Не выдумывай фамилии, должности и сроки: если их нет в разговоре — оставь [уточнить].
Вставьте в «Свой промпт» — он сохранится для следующих встреч. Стандартная кнопка «Протокол» даёт более свободную форму с итоговым списком поручений.
Шаблон протокола совещания
Скачать шаблон протокола в Word (.docx) — все реквизиты на месте, в квадратных скобках подсказки, что вписать. Шаблон подходит для краткой и полной формы: для краткой удалите блоки «Выступили». Им же удобно оформить протокол рабочего совещания внутри команды или как образец протокола рабочей встречи с партнёрами.
Частые ошибки
- Протокол по памяти через неделю. Детали уже потеряны, а формулировки решений каждый участник помнит по-своему.
- Дата оформления вместо даты совещания. В протоколе ставится день, когда совещание прошло.
- Стенограмма вместо протокола. Полный текст разговора нужен как приложение, но решения должны быть вынесены отдельно и коротко.
- Нет подписей. Без подписей председателя и секретаря протокол — просто заметки.